தமிழக முழுவதும் செயல்பட்டு வரும் சார்பதிவாளர் அலுவலகங்களில் உரிய காரணம் இன்றி பத்திரங்களை நிலுவையில் வைப்பதாக தொடர்ந்து புகார் எழுந்த வண்ணம் இருந்தது. அந்த புகாரின் அடிப்படையில் பத்திரப்பதிவுத்துறை தலைவர் தினேஷ் பொன்ராஜ் ஆலிவர் 10 கட்டளைகளை பிறப்பித்துள்ளார். 

அதன்படி,

1) ஆவணத்தாரார் கோரிக்கையின் அடிப்படையில் ஒரு பத்திரம் நிலுவையில் வைக்கும் போது அதற்கான எழுத்துப்பர்வ கடிதம் பெற்றிருக்க வேண்டும். 

2) உரிய காரணத்துடன் நிலுவையில் வைக்கப்படும் பத்திரங்கள் 15 நாட்களுக்குள் முடிவு எட்டப்பட வேண்டும்.

3) பதிவுக்கு தாக்கல் செய்யப்படும் பத்திரத்தை சார்பதிவாளர் நிலுவையில் வைக்கும் போது ஸ்டார் 2.0 மென்பொருளில் ட்ராப் டவுன் பாக்ஸ் என்ற பிரிவில் உரிய காரணத்தை பதிவிட வேண்டும். 

4) பட்டாவின் உண்மைத்தன்மை சரிபார்ப்பின் போது இணையதளம் வாயிலாக விவரங்களை சரிபார்த்து பத்திரத்தை திரும்பித் தர வேண்டும். 

5) முடக்கம் செய்ய வேண்டிய நிலையில் உள்ள பத்திரங்களில் மதிப்பு நிர்ணயம், கட்டிட களப்பணி போன்ற பணிகளை 15 நாட்களுக்குள் முடித்து உயர் அதிகாரிக்கு அனுப்ப வேண்டும். 

6) முடக்கம் செய்ய வேண்டிய பத்திரம் தொடர்பான குறிப்புகள் பெறப்பட்டதிலிருந்து 15 நாட்களுக்குள் காரணம் காட்டக் கூறும் அறிவிப்பை ஆவணதாரருக்கு பதிவு அஞ்சல் மூலம் அனுப்பி வைக்க வேண்டும். 

7) கடிதம் அனுப்பிய 15 நாட்களுக்குள் ஆவணதாரிடம் இருந்து உரிய பதில் வராத நிலையில் அந்த ஆவணம் முடக்கப்பட்டதற்கான அறிவிப்பை பிறப்பிக்கலாம். 

8) உரிய நடைமுறைகளைப் பின்பற்றி மூன்று மாதங்களுக்குள் இறுதி முடிவு எடுக்க வேண்டும். 

9) மாவட்ட பதிவாளருக்கு இணையான சார்பு ஆய்வாளர் அலுவலகங்களில் பொறுப்பு நிலை உள்ள சார்-பதிவாளர், உதவியாளர்கள் முடக்க ஆவணம் குறித்து விபரங்களை காலம் தாழ்த்தாமல் உடனுக்குடன் உயர் அதிகாரிகளுக்கு அனுப்ப வேண்டும்.

10) இந்த வழிமுறைகளை பின்பற்றாத சார் பதிவாளர்கள் மாவட்ட பதிவாளர்கள் மீது கடும் நடவடிக்கை எடுக்கப்படும் என எச்சரிக்கை விடுக்கப்பட்டுள்ளது.